Stroomlijnen communicatie

Afgelopen vrijdag was het weer eens zover: wegens afspraken buiten de deur was ik een dag niet op kantoor geweest. Ik opende mijn mailbox: tweehonderd nieuwe mails. We leven overduidelijk in een digitaal tijdperk. Makkelijk, maar veel partijen klagen ook over de enorme berg mailverkeer. In het contact met opdrachtgevers, leveranciers en andere partijen worden we overvoerd met informatie. Hierdoor verdwijnt bij opdrachtgevers vaak het overzicht over zijn locatie en bij aannemers of onderaannemers is het vaak niet duidelijk wat een opdrachtgever vraagt of denkt te willen hebben.

Opdrachtgevers willen graag worden geïnformeerd, maar door de grote informatiestroom raken we met z'n allen het overzicht kwijt en verliezen we de controle. Het gros van de opdrachtgevers heeft vaak geen idee hoe met zijn vragen om wordt gegaan en of storingen nog worden opgelost. Dit inefficiënt werken leidt vaak tot een grotere druk aan de kostenkant, waardoor uiteindelijk maatregelen niet kunnen uitblijven. Om panden exploitabel te krijgen wordt helaas vaak overgegaan tot sanering van het personeelsbestand

De indirecte functies rondom facilitair beheer hebben het op dit moment zwaar te verduren. Een positieve ontwikkeling is het gebruik van FMIS-pakketten (facilitair management informatiesysteem). Dit soort pakketten is bedoeld om opdrachtgevers helderheid te verschaffen in de facilitaire processen, om ze een stukje controle en efficiënte terug te geven.

Ik heb zelf het voordeel van werken met FMIS mogen ervaren. Alle leveranciers bieden hun informatie aan in hetzelfde pakket. Alle partijen beschikken daardoor over alle relevantie informatie. Opdrachtgevers kunnen processen volgen. Zijn de klachten verholpen? Wanneer komt de aannemer? Deze actuele informatie zorgt er voor dat gebouweigenaren of partijen die het gebouw beheren beter in staat zijn personeel op locatie te informeren. Een god managementinformatiesysteem voorkomt onrusten zorgt voor efficiënte op de werkvloer.

Het mooie aan een systeem als FMIS is de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Iedereen wordt geacht een stukje bij te dragen aan een heldere communicatie. Zijn deel aan informatie in te voeren, zodat de ander daarbij kan wanneer dat nodig is.

Het is dus een systeem gebaseerd op gelijkwaardigheid en vertrouwen in elkaar. het zorgt ervoor dat veel directer en resultaatgerichter op processen kan worden gestuurd, veel overbodige communicatie wordt daarmee voorkomen. Uiteindelijk leidt dit proces tot een verlaging van de exploitatiekosten van het gebouw.